仪器设备全生命周期管理机制探讨

发布日期：2016-03-04 来源：作者:李霞赖芸上海交通大学实验室与设备处点击数：20777

仪器设备的高投入对大学资产管理提出了新的挑战，资产管理主要是对资产的实物形态进行的一系列管理，包括资产购买前的招投标、论证，以及购买后的验收、使用、维修、处置等管理工作，资产管理是涉及资产整个生命周期过程中的动态管理。高校应当在资产管理视角下，综合分析设备管理现状，创新仪器设备管理机制和体制，实现设备效益最大化。

一、仪器设备管理现状

1、设备投入持续增加

随着“211工程”和“985工程”为高校购置各类仪器设备提供了可靠的资金支持，各高校设备投入量逐年持续增加。从人均设备拥有量来看，设备投入量大是好事情，说明高校办学物质基础雄厚。但是，巨大的设备投入逐渐暴露设备管理方面的许多问题。设备报废处置严重滞后，虽然有些设备已达到报废要求，不再具有使用价值，但是有些部门为了保证设备拥有量迟迟不肯办理报废手续，让这些废旧设备继续滥竽充数。相反，也有很多部门设备随意处置现象严重，遗失损坏、提前报废，造成设备资产的实质性流失。许多大型仪器设备利用率不高，甚至闲置不用，这些都造成设备资产的隐性流失。

2、账面额不能真实反映设备现值

由于高校尚未实行资产折旧制度，设备资产不计提折旧，使得仪器设备无论使用多长时间，在账面上均以原值反映，完全不考虑设备新旧磨损程度。实际上许多设备陈旧老化，可回收价值很少，设备现值远远低于账面价值，电子设备尤为明显。表1统计了我校2006年和2012年购置的计算机价格，结果显示笔记本电脑和台式计算机价格均大幅度下降，笔记本电脑降幅达到70%。

从使用情况看，计算机使用周期超过6年，综合性能会大大下降，不能满足工作需要，需及时更新。截止2012年底，我校计算机、工作站、服务器、显示器总金额约4.55亿元，其中，60% 为6年前购买。由于这类设备仍旧以原值表现在账面上，造成账面金额“虚胖”，设备的实际价值与账面价值严重不符。

3、设备报废产生处置费用

电子设备更新发展迅速，使用周期大大缩短，随意处置电子设备带来的环境污染、信息泄密等问题日渐引起国家相关部门的重视。近年来，上海市规定将集中、收费处置旧电子设备。2012年，我校报废电子设备占报废设备总量的70%，因此，长期看来电子类设备报废将产生大量的处置费用。

含放射源的设备处置费用较大。根据国家和上海市辐射环境污染控制规定，含放射源的设备处置前必须先将放射源从设备中分离，将放射源送往上海市放射性废物库集中处置。根据废源放射性活度，集中处置会产生不同额度的收贮、长期管理、容器和运输费。

设备处置产生的拆旧费、装修设施损失费同样数额可观。空调、锅炉、电梯、行车、通风柜等设备都会产生拆除费用。购买高端贵重仪器设备，还必须提供必要的配套环境，高端贵重设备往往要求较高的安装运行环境，包括空间、水、电、温度、湿度、防尘等。一般来说，一台球差校正透射电镜的配套装修费用高达设备金额的10%，随着高端贵重设备的报废，配套装修设施也随之遭遇“报废”，产生高额设备处置费用。

4、资产管理与财务管理缺乏系统性

当前各高校设备管理面临的共同问题是资产帐与财务账不一致，资产管理部门和财务管理部门之间缺乏系统性，主要体现在以下方面。

（1）基础建设项目配套设备存在不同管理周期

基础设施项目建设周期长，竣工验收时间滞后，配套设备安装验收后即投入使用，纳入设备管理范围，而财务核算却是在基建项目验收后，一般会比设备验收滞后数月甚至数年。由于资产管理周期和财务管理周期的不同，导致资产实物帐与财务账不一致。

（2）资产分类不统一

设备管理部门将仪器设备分为八大类，而财务部门一般将仪器设备分为两类。分类不统一，给学校的对账工作带来很大困难，对账缺乏统一有效的分类依据。

（3）资产入账时间有差异

一般，资产的使用单位在资产管理部门登记入账后，再至财务部门完成报账手续，这样就会形成入账时间的差异。尤其是手工入账操作，这种差异更为明显，有的甚至相差数月。

二、优化仪器设备管理机制的措施

1、设备管理与财务管理建立协同关系

随着资产和财务管理工作的信息化和日益规范化，设备管理与财务管理必须建立更深的协同关系。目前，大多数高校的设备管理系统与财务系统之间缺乏设备信息的有效交换，相互之间形成信息孤岛。有必要在设备管理和财务管理工作中建立协同关系，整合管理信息系统，进行信息共享，实现有效对接。

设备和财务协同关系（见图1），在设备管理和财务管理的运行过程中，双方共同关注资产编号、业务号、财务凭证号、设备分类、入账时间、经费使用等关键信息项，进行数据交换和信息反馈，每一项交换信息都具有可追溯性。由老师发出设备采购和入账申请，关键信息项从设备管理端被推送至财务管理端，并反馈回设备管理端，实现了协同过程。

基于上述协同关系图，学校从2011年起实现了设备与财务的有效对接，设备每一项新增、报废等变动信息都与财务变动明细相对应。连续2年的财务报表中，设备变动与财务变动情况一致。设备与财务管理的信息协同为优化设备管理模式提供了数据保障。

2、实行仪器设备折旧

折旧是指仪器设备在使用过程中，逐渐损耗而损失的那部分价值。仪器设备损耗的这部分价值，应当在仪器设备的有效使用年限内进行分摊，形成折旧费用，计入各期成本。财政部、教育部2012年底印发了新的《高等学校财务制度》，明确提出了高校应当对固定资产计提折旧。

（1）折旧意义

计提设备折旧，明确仪器设备的使用成本，将设备折旧记入各使用单位的支出，有助于增强各单位成本意识和建立自我约束机制。通过折旧，能够及时核定设备资产实际价值，促进正常淘汰，并及时更新设备。这将从根本上改变重复购置、贪大求全的现状，能有效地控制仪器设备的投资规模，在一定程度上可以缓解设备更新的资金压力，从而提高资金使用效益、降低财务风险。通过折旧还能够为确定教育成本和科研成本提供依据。

（2）实施折旧

高校管理的仪器设备主要有八大类：仪器仪表、机电设备、电子设备、印刷机械、卫生医疗器械、文体设备、工具量具、行政办公设备。所有设备都可计提折旧。

根据设备使用情况，可以对这八类仪器设备执行不同的折旧方式，一般有三种方式：综合折旧、分类折旧和个别折旧。

计提折旧的常见方法有平均年限法、工作量法、年数总和法和双倍余额递减法，后两者属于加速折旧法。要根据仪器设备的种类确定各类设备的折旧年限，不同的设备，其折旧年限也不尽相同。

使用不同的折旧方式和折旧方法，计算出各期的折旧费会相差很大，因此，对设备折旧的核算要持谨慎态度，慎重选择折旧方法，一旦选定，在各期的会计核算时都应保持一致，不宜随意变动。

3、实行仪器设备全生命周期管理

仪器设备的全生命周期管理分为四个阶段：准备期管理、采购期管理、使用期管理、处置期管理。在设备全生命周期中，实现对设备的追踪管理，由此，学校能进一步对设备管理实行战略思考和能力规划。

（1）提高信息质量

信息是仪器设备全生命周期管理的核心要素之一。利用信息技术，完整记录设备的详细信息，同时为供应商、厂商、使用单位和使用人员建立信息档案，实现对设备全过程的效益分析和现状分析、供应商质量评估、用户拥有和使用分析，为学校设备配置决策提供数据支持。为了提高信息数据的质量，设备管理信息系统必须与学校其他管理信息系统共享和交换数据，如人力资源、财务、校园信息、招投标、科研、房地产等管理系统。设备管理信息系统即时共享这些系统中已有的基础信息，如责任人、使用人、中标信息、科研项目、经费来源、校园房屋等信息，可以全方位地对设备进行定位，更准确地与其他部门进行工作同步与合作。

（2）强化实物管理

首先要加强实物验收。设备一旦采购进校，必须进行现场开箱验收，建立完备的验收档案，包括实物拍照、验收报告、电子标签等，采用电子档案管理模式。

其次，在设备使用过程中，制定并执行维修保养计划，定期对设备进行保养和维修，确保设备始终处于完好状态，能够随时服务于教学和科研，使设备发挥最大效能，提高使用效率。

职能部门掌握设备状态后需要及时跟进相应举措，对于设备使用状态和效益良好的使用单位，可放宽核准下年度采购计划; 反之则严格审批，必要时可将仪器调拨至其他单位。

三、结语

近年来，各高校都在探索优化仪器设备管理机制，制定并形成切实可行的措施和途径，最大化发挥仪器设备对于教学科研的支撑作用。设备管理与财务管理实现协同性、实行设备全生命周期管理，这是资产管理视角下的对高校仪器设备管理提出的新要求，不仅有利于仪器设备的管理，还将推动其他相关职能部门的管理改革与创新，促进学校的改革和发展。随着教育部新的财务制度的实施，高校将开始关注设备折旧，并将贯穿于设备全生命周期过程中。