基于全生命周期管理的小额设备自行招标探索
发布日期：2017-12-04 来源：《上海设备管理》
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2003年以来，国内高校启动了政府采购程序，得到了中央和地方财政的大力支持，高校年新增设备投资不断提高，因此，对科学管理仪器设备、提高设备投资效益提出了更高的要求，成为相关管理部门内涵建设的重点。上海交通大学、中山大学、山东大学、天津大学等高校探索并实践了高校设备的全生命周期管理（LCM），该管理分为制定设备采购计划期、采购期、使用期和处置期4个阶段，计划期和采购期处在管理的第一、第二环节。作为负责设备的招投标与政府采购部门，协同设备使用等相关单位做好设备购入的科学规划和计划，减少设备重复购置及闲置、延长设备的技术生命，提高设备投资效益，是高校仪器设备LCM不可或缺的环节。以上海交通大学校本部小额设备为例，探索从源头做好设备全生命周期管理的具体实践方法，为提高投资效益、发挥仪器设备在人才培养、科学研究和学科建设中的作用提供借鉴。
一、小额设备自行招标的特点
上海交通大学的货物招标采购实施细则规定，单台件或批量采购金额在20万元（含）～50万元（不含）的采购项目属于小额设备。其采购方式为由项目单位提出申请，经招投标与政府采购办公室批准同意，由招投标与政府采购办公室负责组织项目单位自行组织实施。由于高校科研仪器设备的招标采购呈现出“两头大中间小”的杠铃式分布，小额设备作为“杠铃”的一端，其招标通常被称为“C类”招标。
1、小额设备购置特点
从采购实践来看，小额设备项目通常是采购数量最多的项目。其采购特点是数量多、种类杂、时间紧、单件设备采购量和采购金额小、累计采购量和总金额较大。涉及教学、科研面广，对学校教学、科研的影响不容忽视。
2、小额设备在整个设备采购中的统计情况
对上海交通大学校本部2014～2016年小额设备的统计分析，可以得出以下4个结论：（1）小额设备采购数量大，年均占采购项目总数的63.64%；（2）中标金额不可忽视，年均中标金额占采购项目总金额的27.18%；（3）节约资金额比较可观，年平均节约资金312.70万元；（4）年均节约资金占总节约资金比为20.21%。上述情况说明涉及小额设备投资效益、设备采购质量等一系列管理环节，都是高校设备LCM中不可或缺的有机组成部分，都会对该类设备应用于教学科研等领域产生直接或间接的影响，探索其自行招标工作是对高校设备LCM管理模式的有益补充。
3、小额设备年度采购情况统计
2016年度上海交通大学校本部有27家用户，采购小额设备总数为152台（件）。分别对采购单位情况和采购单位中标金额进行统计，各部门的项目数占比分别为：学院占67%、管理部门占15%、教学辅助部门占11%、科研机构占7%；中标金额占比分别为：学院占86%、教学辅助部门占7%、科研机构占4%、管理部门占3%。
占85%教学、科研和教学辅助部门的中标金额占总中标金额的97%，占15%的管理部门的中标金额在总中标金额中的占比只有3%。由此可见，小额设备对教学、科研的支持作用不容忽视，在高校设备LCM中占有重要的一席之地。
二、小额设备采购中存在的问题
依据小额设备在LCM所处的管理阶段，结合实际工作流程、遇到的困难，梳理出其对设备LCM存在的4个亟待解决的问题。
1、自行招标权威性不够，良性竞争机制尚未形成
受小额设备采购特点的局限，这类项目的自行招标对投标商吸引力不大，供应商不重视，难以组织起有效的竞争，在很大程度上削弱了自行招标的力度，降低了设备招标水平。
2、受公告信息发布局限，遗漏性价比较优的设备
因限额以下设备无法在财政部门指定媒体上发布公告，一般发布在学校网站上，大多数潜在投标人不习惯每天上各高校网站尤其是各院系的网站一一查看相关采购招标信息，导致发出的采购招标信息不能及时传达给相关供应商，信息的公开度大打折扣，直接影响潜在投标人的范围和数量。开标时不足3家投标人的情况时有出现，这种管理方式给个别用户留下了为了凑满3家而主动让供应商找其他两家“陪标”，遗漏高性价比设备的同时也触犯了招投标工作纪律。
3、设备重复购置、闲置现象未决，有效提高投资效益受阻
多部门协同一体化是高校有效实施设备LCM的关键，是学校设备LCM 运行中着力解决的问题。在实践中遇到的最大困难是多部门协同一体化工作的信息共享平台建设和完善，该平台在提供准确管理信息方面具有“眼睛”的作用。由于建设中的平台，数据共享、综合统计功能尚未完全启动，局限各二级单位获取制定计划所依据的统一开放的标准化数据，加之不同院系之间的信息共享和沟通不畅，影响设备采购计划制定的科学性、全面性和适应性，造成设备重复购置、闲置后患，成为有效提高投资效益遇到的难题之一。
4、招标专业人才缺乏，影响招投标工作质量
受人员编制限制，目前精通高校招标专业人才缺乏，各院系的招标工作采取“谁买设备谁招标”的方式，采购仪器的工作分配给教师等非招投标专业人员。由于不熟悉招投标法规、业务欠精通，工作中存在较大的主观性，甚至有时违规操作而不知。还存在诸如设备招标文件套话、空话多，技术参数提供不齐全或缺乏针对性，不能反映招标方的真实需求，直接影响购进设备质量等急需进一步解决的问题。
三、小额设备自行招标对高校设备LCM的影响
纵观设备LCM的循环运行系统，小额设备的自行招标管理工作，是制定购置计划的接续阶段、采购的具体实施阶段、设备使用和处置的基础阶段。明晰小额设备对LCM各个阶段的影响，是有的放矢提高投资效益的依据。
1、采购计划期对设备LCM的影响
小额设备购置计划期的关键性工作是计划的制定、选型和提供技术参数。研究表明，设备计划期和采购期管理决定了其寿命周期费用的90%，决定着70%未来问题。可见计划采购期对后续3个阶段起着决定性影响。该阶段一般是由使用教师独立完成，这是一项耗时费力的工作，尤其是一体化数据共享系统尚未全面启动的情况下，增大了计划制定科学性的难度。
据统计，购买一台普通的仪器设备要花上2～3个月的时间进行调研，遇到技术性能复杂的仪器设备，花上大半年时间来完成调研工作的情况也时有发生。学校教师面临科研和教学的双重压力，为了购置设备还要花费大量时间，通过电话咨询、网上搜索甚至现场踏勘等方式完成前期调研工作。长此以往，教师受时间和精力所限，难以投入更多的时间和精力去分析和比较同类产品，加之受一体化数据共享系统限制，难以在全面掌握本院系设备信息的层面，制定出有利于设备全生命周期管理的高质量采购计划。
2、采购期对设备LCM的影响
小额设备采购期的核心工作是招投标、签订合同和安装调试。做细做实该过程的一系列环节，是提高投资效益、延长后续管理阶段设备使用寿命和技术寿命的保障。
招投标公告发布的受众面是参与供应商数量和质量的保证，在采购期管理中具有重要的基础作用。要深入研究招标、评标、定标阶段等相关例行工作，在招投标工作实务中积累经验，只有应用源于实践中的经验，才能精准做好提高设备投资效益工作。
合同签定阶段控制住合同实质性内容，监管合同谈判与签定的程序；履约阶段控制住到货验收和安装调试，为设备在使用期良好运行奠定基础。
3、使用期对LCM的影响
小额设备的使用期是其全生命周期管理中时间最长的重要环节。这段时间的管理是衡量设备使用效益的重要阶段。由于学校院、系、实验室、研究部门为仪器设备的使用单位，使用者对于购进设备使用过程中各项性能、指标等质量因素最有发言权。因此学校的相关职能部门，如招采办和设备处联合与用户建立联系，跟踪设备的使用情况，获得设备使用阶段的反馈信息，完善设备LCM相关阶段的数据积累。
4、处置期对LCM的影响
小额设备处置期的主要工作是设备评价、调拨管理、设备报废管理。由于设备的报废阶段基本不在质保期之内，因此，就涉及到采购阶段的设备评价说明，对设备使用寿命中自身的性能指标、中标的供应商全程服务作出客观的评价。该评价非常有价值，一方面可以为招投标与政府采购办公室和其他用户单位在今后采购工作提供参考，另一方面为下一轮采购阶段筛选优秀供应商做好基础性工作，从而优化并改进设备的全生命周期管理。
四、加强小额设备采购管理的实践和建议
针对设备全生命周期管理LCM过程中出现的问题，进行改进、提出建议，是对招投标实务工作中提高设备投资效益、促进和完善设备LCM走向良性循环的有益探索。
1、利用“互联网＋政府采购”等多种渠道，弥补招投标公告信息发布的局限
足够数量的投标商参与学校仪器设备的竞标，是保证招标质量的基础。为此利用“互联网＋政府采购”等多渠道，在手机客户端建立与学校信息联网的供应商信息库，凝聚优秀设备供应商，以提高仪器设备供应的性价比。如利用微信公共平台，将日常服务积累的供应商信息资料、各种设备展销会等多种渠道获得的供应商信息，通过手机扫描二维码增加信息库信息，利用校际经验交流等渠道，重点选择优秀供应商，建立一批相对稳定的供应商信息库，一定程度上解决了公告信息发布局限问题。
此外，为充分利用信息网络技术提高采购效率和资金使用效益，结合高校快速发展的实际情况，可以尝试对纳入学校统一采购范围，但未达到政府采购限额标准的部分采购项目，利用“大额快速采购系统”的采购信息发布、供应商网上报价、系统排序、用户初选、专家评审、网上公布采购结果等功能，实现快捷高效采购的采购方式。
2、创新服务方式，解决设备购置过程中遇到的问题
为提高小型设备投资效益和采购质量，上海交通大学招投标与政府采购办公室，实施“保质提效、多轨并行”的改革原则，即在兼顾质量和效率的同时，推进重大工程资格预审制度、小型项目预选供应商制度、“重心下移”服务基层，做到多管齐下。在工作流程内找差距、补漏洞，优化服务细节。如：到二级单位宣讲采购政策、培训操作流程，实现零距离“对接服务”；定期为教师讲解采购政策、小型设备采购流程、招标文件的编制方法等，通过宣讲采购政策、法规，提高了用户对招投标工作的法律意识，投诉质疑举报事件较往年大幅减少。通过对工作流程的培训，提高了工作效率，2016年中标结果100%公示无差错。通过对招标合同的进一步优化，使招标合同更贴近用户需求。
3、发挥导师引领作用，在设备招标实务工作中培养招投标专业人才
目前高校普遍缺少招投标专业人员，招标环节对设备LCM的运行质量影响大，尤其在遇到临时性、大金额的设备购置项目，如“985工程”及“211工程”高校经常会收到一笔计划外的国拨紧急专项资金，由于该资金特点是计划外、数额大、使用期限短。因此，更加凸显了招标工作人员业务素质对设备LCM的影响。
2016年10月上海交通大学接到计划外的国拨紧急专项资金，招投标与政府采购办公室，一是给本单位年轻的从业人员加担子，配备导师，在导师的指导下通过具体的招标实务操作，熟练业务提高工作效率；二是根据自行招标特点，借此机会帮助各二级单位培养本学科的专业化招标采购管理队伍，通过对每个二级学院负责招标采购工作人员的实务操作指导，培养胜任各学科招标采购的专职人员；三是建立招投标与政府采购办公室与二级学院相关负责人的联系，就招标采购设备的购置计划、采购情况、招标采购流程等事宜进行统筹规划和针对性沟通，以提高采购效率和资金使用效益。在多方通力协作下顺利完成了这项工作。
4、建立“一门式”信息共享系统，解决LCM运行中的深层次问题
高校设备LCM管理的核心问题是建立设备资源信息共享的一体化管理系统，关键问题是多部门协同。根据设备全生命周期管理要求，上海交通大学正在建设招标采购“一门式”信息管理网络系统。在该系统的基础上，相关职能部门可进行有效对接，做到管理信息化，推进设备LCM向管理数据共享、追踪设备管理等深层次发展。在信息化“一门式”系统中，用户只需登录一个高校门户网站的校园身份识别入口，即可看到所购置设备的生命周期全过程，包括前期论证资料、开评标资料、电子合同、验收单、固定资产入库单、财务预约报销单以及固定资产报废清理单等。
五、结语
在上海交通大学积极探索实践设备全生命周期管理中，在招投标工作环节较好地解决了遇到的实际问题。今后一个时期，依照国家对高校在招采领域的政策法规，积极响应“放、管、服”的改革，主动作为，确保在国家政策改革过程中“接得住、管得好”。同时以此为抓手，全面统筹抓建我校设备管理内涵建设、强化提升招投标人员的能力素质、稳步提高资金的投资效益。继续探索和完善设备全生命周期管理，围绕高校内涵建设，践行高校“服务侧”改革，发挥高校招标采购职能作用，提升为高校教学、科研、服务社会化的保驾护航能力。
作者：吴冠仪 陈巍 单位：上海交通大学招投标与政府采购办公室
